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如何制定有效的项目管理计划?具体包括哪些内容?

最近收到一条私信:如果已经和客户商讨过项目有关的所有细节,是不是就不用专门做项目管理计划了?对于这样的问题,我想表达的是:项目管理计划的作用是让所有相关人员了解项目概况、自身职责、风险和成本管控。项目管理计划制定的好坏,将直接影响项目的开展是否顺利。

说到这里你还会问“需不需要做项目管理计划”这样的问题吗?可能此时有很多人对项目管理计划感到很陌生,其实项目管理计划就是项目的总计划,项目管理计划其中就包含了:项目的周期、执行过程、阶段划分、监控流程、验收方式和考核指标等等。

 

一份合理的项目管理计划能带来以下益处:

01.确定项目的目标

项目的目标决定了需要什么样的团队来完成项目,在项目管理计划中标明项目目标为选择渠道、资源、任务、团队提供基础参考。

02.责任分配明确

这里千万不要当做是“甩锅”,这个过程是要让团队的成本明确自己在团队中的任务:自己需要完成什么?自己负责什么?任务的时限?任务的考核标准等。

03.确保项目在规定时间内完成

时间确定之后,团队中的每个人都知道在那个时间点做什么任务,并且合理的分配时间,确保项目在规定时间内完成。

 

项目管理计划至少要包含以下元素

项目管理计划——项目概况

这一部分是要介绍项目的基本情况,让执行者了解项目最终将要呈现的状态。

项目管理计划——项目成员

要写明项目经理、项目经理的主管领导、客户方联系人、客户方的主管领导,项目领导小组(即项目管理团队)和项目实施小组人员。

项目管理计划——职责分配

列出团队成员的各自的任务和角色,企业组织和阶层。说明项目团队成员应该承担的各项工作任务以及各项工作之间的关系。

项目管理计划——项目时间表

在项目管理计划中,最重要的部分就是规划时间。

应当列出项目中所有产品的时间节点,期限以及其他决定因素。最好是将每一个时间点的物料都罗列清楚。

项目管理计划——成本计划

在确定了项目所需的物料之后,就要开始制定每一个环节所需的成本预算、必要的费用支出等等。成本应该是力求以在保证项目效果的前提下,以最低的成本获取最大效果。

项目管理计划——考核标准

制定出项目成员工作绩效的考核指标和方法及人员激励机制。这个部分应该把重点放在保证最终产品/服务的质量,满足客户的所有需求上。

项目管理计划——计划变更控制

当项目的数据放生偏差的时候,在一定的程度和范围内,是可以接受的,这时只需采取一定的纠偏措施;

但是当数据发生超过范围之后,就要按照变更计划去执行,也可以理解为我们常说的planB。

项目管理计划——应急预案

其主要是对项目中可能发生的各种不确定因素进行充分的估计,并为某些意外情况制定应急的行动方案。

在此环节中,尽可能的将应对风险的识别、分析、管理、控制、和报告机制做出清晰的描述。

以上就是项目管理计划中应该具备的元素,当然啦,并不是说要完全一样,可以项目的进行,随时更新项目管理计划,以减少项目搁浅的风险。

 

关于项目管理计划的几点建议

01.项目管理计划应该要让每一个和项目相关的人员都参与进来,一来可以避免将来发生误会,其次可以让每个人都明确自己的目标与职责。

02.项目管理计划不是一成不变的,需要根据项目进度实时调整。

03.要先列项目管理计划在开始执行项目,以项目管理计划为执行准则,项目进程会更加顺利。

04.没有最完美的项目管理计划模板,有的就只是最适合的。而且在制定项目管理计划时都要按照手头项目的实际情况制定。

看到这里相信很多人对于制定项目管理计划有了大概的理解,一个项目能否顺利落地,项目管理计划在其中起着不可或缺的作用,项目管理计划是否高效,决定了项目开张是否顺利,所以对于任何项目而言,想要达到理想效果,项目管理计划一定要做,不仅要做,还要做好。

那么随之而来,考核一个营销总监或者是项目负责人的关键因素,就是项目管理计划是否能起到真正的作用、能否带领团队完整业绩目标,很多项目在实施到一半的时候就搁浅了,除了项目管理计划的不完善,还有很多实施过程中出现的问题。

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